Compliance

Verhaltenskodex für alle Mitarbeiter der Meyer Logistik Gruppe

Vorwort

Gegenseitiges Vertrauen, Ehrlichkeit und Respekt nach innen und außen sind Grundwerte, die in unserem Unternehmen fest verankert sind. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung der geltenden Regeln und Gesetze, sondern auch um eine entsprechende innere Haltung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die gemeinsam für den wesentlichen Unternehmenserfolg stehen. Genau diese Haltung wollen wir durch diesen Verhaltenskodex fördern, um damit die grundlegenden Prinzipien und Regeln für ethisches unternehmerisches Handeln zu dokumentieren.

Gleichzeitig fordern wir damit auch die strikte Einhaltung aller geltenden nationalen und internationalen Regeln und Gesetze, um dies sowohl unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch unseren Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern transparent zu machen.

Der nachstehende Verhaltenskodex verdeutlicht diese Grundsätze. Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Redlichkeit unseres Verhaltens und das Vertrauen in unsere Leistungen in Frage stellen könnten.

Vertrauen durch redliche und regeltreue Führung der Geschäfte – eine persönliche Herausforderung und das Ergebnis gemeinsamer Anstrengungen

Diese Ziele können wir nur erreichen, wenn alle Beteiligten hierbei mitwirken. Daher formuliert der Verhaltenskodex für alle Mitarbeiter verbindliche Anforderungen.

Mitarbeiter müssen alle in ihrem Arbeitsumfeld einschlägigen Gesetze und behördlichen Vorschriften beachten, wie auch die internen Anweisungen und Richtlinien.

Mitarbeiter sind gehalten, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair zu verhalten und jeden Konflikt zwischen privaten und den geschäftlichen Interessen unseres Unternehmens oder den Interessen unserer Kunden zu vermeiden.

Alle Mitarbeiter werden ausdrücklich ermutigt, den Compliance-Ansprechpartner oder ihren Vorgesetzten zu kontaktieren, wenn sie feststellen, dass sich jemand nicht regelkonform verhält. Dadurch kann verhindert werden, dass sich kleine Probleme zu großen Problemen entwickeln. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten – auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Mitteilungen können auch anonym erfolgen.

Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion. Sie tragen Verantwortung für das eigene Verhalten und das Verhalten der Mitarbeiter in ihrem Zuständigkeitsbereich ebenso wie für die ordnungsgemäße Einhaltung aller dort zur Vermeidung von Reputations- und Rechtsrisiken vorgesehenen Verfahren.

Respektvoller Umgang miteinander – Diskriminierungsverbot – Entwicklung nach Leistung und Potenzial

Unser Erfolg beruht wesentlich auch auf dem respektvollen Umgang miteinander. Wir sind bereit, aus Fehlern zu lernen und schätzen das offene Wort. Die wesentlichen Kriterien für die Entwicklung von Mitarbeitern sind Leistung und Potenzial.

Wir dulden keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Arbeitsumfeld, sei es aufgrund von Alter, Behinderungen, Herkunft, Geschlecht, politischer Haltung oder gewerkschaftlicher Betätigung, Rasse, Religion oder sexueller Orientierung.

Antidiskriminierungsrichtlinie

Wir sind bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von Diskriminierung und Belästigung ist. Diese Richtlinie dient dazu, die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Personen unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Identität oder anderer persönlicher Merkmale fair und respektvoll behandelt werden.

Grundsätze

Wir verpflichten uns, Diskriminierung in jeder Form zu verhindern und Chancengleichheit für alle Mitarbeiter zu fördern. Wir tolerieren keine Diskriminierung oder Belästigung und setzen uns aktiv für ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld ein.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Beschäftigungsverhältnis, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- und Leiharbeitnehmer sowie Praktikanten und Auszubildende. Sie erstreckt sich auf alle Aspekte des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Einstellung, Beförderung, Vergütung, Weiterbildung, Entlassung und andere beschäftigungsbezogene Entscheidungen.

Definitionen

Diskriminierung: Diskriminierung liegt vor, wenn eine Person aufgrund bestimmter Merkmale wie Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Identität oder anderer persönlicher Merkmale benachteiligt wird. Dies kann in direkter oder indirekter Form geschehen.

Belästigung: Belästigung ist eine Form der Diskriminierung und umfasst unerwünschte Verhaltensweisen, die das Ziel oder die Wirkung haben, die Würde einer Person zu verletzen und ein einschüchterndes, feindseliges, entwürdigendes oder demütigendes Umfeld zu schaffen. Dazu gehören unter anderem sexuell anstößige Bemerkungen, Witze oder körperliche Übergriffe.

Verhaltenskodex

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, sich respektvoll und fair gegenüber ihren Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern zu verhalten. Jeder Mitarbeiter trägt die Verantwortung, zur Schaffung eines diskriminierungsfreien und inklusiven Arbeitsumfelds beizutragen. Diskriminierendes Verhalten oder Belästigung wird in keiner Form geduldet.

Maßnahmen zur Verhinderung von Diskriminierung

Schulungen und Sensibilisierung: Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen werden durchgeführt, um das Bewusstsein für die Bedeutung von Antidiskriminierung und Vielfalt zu schärfen. Alle Mitarbeiter werden über ihre Rechte und Pflichten informiert und ermutigt, diskriminierendes Verhalten zu erkennen und zu melden.

Vertrauliche Meldewege: Wir bieten vertrauliche Meldewege an, über die Mitarbeiter Diskriminierung oder Belästigung melden können. Diese Meldewege umfassen die Compliance-Hotline (Telefon: 06175 4007 917, E-Mail: compliance@meyer-logistik.com) sowie persönliche Gespräche mit dem Compliance Officer oder anderen vertrauenswürdigen Personen.

Untersuchung und Maßnahmen: Alle Meldungen von Diskriminierung oder Belästigung werden unverzüglich und gründlich untersucht. Wir verpflichten uns, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um solche Vorfälle zu beenden und sicherzustellen, dass die Betroffenen geschützt werden. Dies kann disziplinarische Maßnahmen gegen die Täter sowie unterstützende Maßnahmen für die Opfer umfassen.

Unterstützung für Betroffene

Betroffene von Diskriminierung oder Belästigung erhalten Unterstützung durch den Compliance Officer und andere interne Ressourcen. Dies kann Beratung, Mediation oder andere Maßnahmen umfassen, um das Wohlbefinden und die Sicherheit der Betroffenen zu gewährleisten.

Schutz vor Repressalien

Mitarbeiter, die Diskriminierung oder Belästigung melden, sind vor Repressalien geschützt. Wir dulden keine Benachteiligung von Mitarbeitern, die in gutem Glauben eine Beschwerde einreichen oder an einer Untersuchung teilnehmen. Jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen solche Mitarbeiter wird streng geahndet.

Verantwortlichkeiten

Alle Mitarbeiter sind verantwortlich für die Einhaltung dieser Antidiskriminierungsrichtlinie und die Förderung eines respektvollen Arbeitsumfelds. Vorgesetzte haben eine besondere Verantwortung, Vorbild zu sein und sicherzustellen, dass ihre Teams diese Richtlinie verstehen und befolgen.

Überprüfung und Aktualisierung

Diese Antidiskriminierungsrichtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Schutz personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen – Auskunftsersuchen von Behörden

Wir achten strikt auf die Einhaltung der Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten.

Vertrauliche Informationen und Unterlagen über Kunden, unser Unternehmen oder Mitarbeiter müssen vor dem Einblick Dritter wie auch nicht beteiligter Kollegen in geeigneter Weise geschützt werden.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit es erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein. Ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren.

Bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff auf Daten und Informationen ist ein angemessener Standard einzuhalten, der dem Stand der Technik entspricht.

Unser Unternehmen hat hierzu weitergehende Richtlinien zu Datenschutz- und Informationssicherheit erlassen, auf die ausdrücklich verwiesen wird.

Wir kooperieren mit allen zuständigen öffentlichen Stellen und Aufsichtsbehörden. Jede diesbezügliche Kommunikation darf nur über die hierzu bestellten Mitarbeiter geführt werden.

Kommunikation gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit

Alle Verlautbarungen und Berichte müssen vollständig, redlich, genau, zeitnah und verständlich sein, sei es gegenüber Geschäftspartnern, Kunden oder der Öffentlichkeit.

Das gilt insbesondere für Informationen und Werbematerial über unsere Produkte und Dienstleistungen.

Informationen an Geschäftspartner, Kunden oder die Öffentlichkeit über unser Unternehmen, unsere Dienstleistungen, unsere Kunden oder Geschäftspartner dürfen nur über hierzu autorisierte Mitarbeiter erfolgen.

Soziale Netzwerke

Wer sich in einer öffentlichen Diskussion oder in sozialen Netzwerken zu Themen äußert, die unser Unternehmen oder unsere Geschäftspartner berühren, sollte deutlich machen, dass er als Privatperson handelt und die Interessen des Unternehmens und der Geschäftspartner im Auge hat. Bitte berücksichtigen Sie, dass Äußerungen in E-Mails oder sozialen Netzwerken formlos und spontan erfolgen können, aber dann gleichwohl beim Empfänger bzw. in der Internet-Öffentlichkeit für lange Zeit festgehalten und einsehbar sind.

Keine Interessenkonflikte mit Kunden und Geschäftspartnern

Unser Unternehmen strebt mit seinen Kunden und Geschäftspartnern nachhaltige Geschäftsbeziehungen zum beiderseitigen Vorteil an.

Jeder Mitarbeiter hat daher dafür zu sorgen, dass die Interessen unserer Kunden in fairer Weise berücksichtigt werden. Interessen von Kunden oder Geschäftspartnern dürfen nicht zum Nachteil anderer Kunden in den Vordergrund gestellt werden.

Kundenbeschwerden

Kundenbeschwerden liefern wertvolle Informationen über Verbesserungsmöglichkeiten in unserem Geschäft und bieten – bei richtiger Handhabung – eine Gelegenheit zur Festigung bzw. Rückgewinnung von Kundenbeziehungen.

Wir achten darauf, dass alle erheblichen Kundenbeschwerden umgehend in fairer und nachvollziehbarer Weise behandelt werden.

Persönliche Interessenkonflikte

Wenn Mitarbeiter in Konflikte zwischen ihren persönlichen Interessen und den beruflichen Aufgaben bzw. den Interessen des Unternehmens oder unseren Kunden geraten, kann dies das Ansehen dieser Mitarbeiter und des Unternehmens insgesamt beschädigen.

Mitarbeiter sollen daher solche Situationen im Interesse des Unternehmens wie auch im eigenen Interesse vermeiden. Im Einzelnen gilt:

• Keine Nebentätigkeiten, die den zeitlichen Umfang der arbeitsvertraglichen Pflichten oder die Wettbewerbsinteressen beeinträchtigen. Nebentätigkeiten sind im Vorhinein schriftlich dem Vorgesetzten und der Personalabteilung zu melden. Ehrenämter im zeitlich beschränkten Umfang müssen nicht gemeldet werden.
• Keine finanziellen Beteiligungen an Unternehmen, die von beruflichen Entscheidungen des Mitarbeiters oder des Unternehmens betroffen sein können.
• Auftragsvergaben an Angehörige, Lebenspartner oder andere nahestehende Personen von Mitarbeitern sind – sofern bekannt – dem Vorgesetzten und Compliance im Vorhinein anzuzeigen. Das gilt auch für Geschäfte mit Unternehmen, an denen Angehörige direkt oder mittelbar beteiligt sind.
• Keine Übernahme unternehmerisch verantwortlicher Positionen (z.B. Organmitglied, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Beirat) bei Kunden, Geschäftspartnern oder Wettbewerbern ohne die vorherige Zustimmung der Geschäftsleitung nach Meldung an Compliance.

In Zweifelsfällen bitte Compliance einschalten. Entscheidend ist die Wahrnehmung Dritter. Schon der Anschein eines persönlichen Interessenkonfliktes schadet.

Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen

Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen zu Informations-, Repräsentations- oder Unterhaltungszwecken können ein legitimes Mittel zum Aufbau und zur Unterstützung von Geschäftsverbindungen sein. Sie dürfen allerdings nie dazu dienen, unlautere geschäftliche Vorteile zu erlangen und in einem Umfang oder einer Art und Weise erfolgen, die geeignet ist, die berufliche Unabhängigkeit und Urteilskraft der Beteiligten in Frage zu stellen.

Mit der Beachtung folgender Spielregeln können sich Mitarbeiter vor Missverständnissen schützen:

• Keine Bedenken gegen unmittelbar geschäftlich veranlasste Bewirtungen und Essenseinladungen in angemessenem Umfang.
• Keine Bedenken gegen Streuwerbeartikel (Give Aways).
• Grundsätzlich keine Bedenken gegen Geschenke mit Marktwert bis zu 40 EUR (Orientierungsgröße), es sei denn:
  • sie erfolgen zeitnah vor Vertragsabschlüssen oder im Umfeld von Verhandlungen,
  • sie werden an die Privatadresse geschickt oder in anderer nicht transparenter Weise übergeben.
• Niemals Bargeld oder Geldersatz, wie z.B. Schecks, Geschenkgutscheine, Tankgutscheine annehmen.
• Keine Annahme von Einladungen zu Repräsentationszwecken oder mit überwiegendem oder teilweisem Unterhaltungsteil, es sei denn:
  • nach besonderer Prüfung der Geschäftsüblichkeit und Angemessenheit,
  • wenn Vertreter des Gastgebers anwesend sind,
  • die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und
  • die Reise- und Logiskosten nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden.

Im Zweifel ist Compliance zu Rate zu ziehen.

Besondere Vorsicht ist bei Amtsträgern geboten. Hierbei sind die Regeln für Geschenke und Einladungen des jeweiligen Dienstherrn zu beachten.

Spenden und Sponsoring

Über Spenden und Sponsoring entscheidet die Geschäftsleitung. Sie dürfen nicht dazu dienen, bei Geschäftspartnern mittelbar unlautere Vorteile zu erwirken.

Keine Tolerierung von Korruption, besondere Vorsicht bei Amtsträgern

Unser Erfolg am Markt beruht auf Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft und darf nicht durch unlautere Zuwendungen erschlichen werden. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf die professionelle Urteilsfähigkeit unserer Mitarbeiter.

Wir tolerieren daher keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung.

Wer die Regeln für Geschenke und Einladungen in Ziffer 10 nicht beachtet, läuft das Risiko, sich wegen Korruptionsdelikten strafbar zu machen. Bereits das Versprechen oder Fordern unlauterer Vorteile kann strafbar sein.

Bei Einladungen und Zuwendungen an Amtsträger sind in jedem Fall deren interne Regeln für Geschenke und Einladungen zu beachten. Die Zuwendung von Vorteilen an Amtsträger kann als Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung schon allein deshalb strafbar sein, weil sie im Hinblick auf die Amtsstellung erfolgt. Es ist nicht erforderlich, dass die Amtsausübung in unlauterer Weise beeinflusst werden soll. Jeder mit der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben Beauftragte kann Amtsträger sein, nicht nur Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes.

Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Unser Unternehmen hat zur Verhinderung von Geldwäsche und der Finanzierung des internationalen Terrorismus risikoangemessene Vorsichtsmaßnahmen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben der Aufsichtsbehörden eingerichtet.

Schutz des Wettbewerbs

Unser Unternehmen beteiligt sich nicht an illegalen wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen und Verhaltensweisen, insbesondere Absprachen über Preise, Konditionen und Marktaufteilung mit Wettbewerbern. Bevor Mitarbeiter von Standardverträgen oder den in den Kooperationsverträgen vorgesehenen Verfahren abweichen, klären sie mit der Rechtsabteilung ab, dass hiermit keine unzulässigen wettbewerbsrechtlichen Auswirkungen verbunden sind.

Bei Kontakten zu Wettbewerbern und Geschäftspartnern sprechen Mitarbeiter ohne vorherige Abklärung mit Compliance nicht über interne Angelegenheiten, wie z.B. über Preise und Verkaufs- oder Finanzierungsbedingungen, Kosten, Marktübersichten, organisatorische Abläufe oder andere vertrauliche Informationen, aus denen Wettbewerber oder Geschäftspartner Wettbewerbsvorteile ziehen könnten.

Schutz des Unternehmensvermögens und Schutz natürlicher Ressourcen

Das Vermögen und die Betriebseinrichtungen, die Geschäftsunterlagen und die Arbeitsmittel unseres Unternehmens dürfen weder zu privaten Zwecken missbraucht noch Dritten überlassen werden, wenn dies die Interessen des Unternehmens beeinträchtigen könnte.

Mitarbeiter sollen bei ihrer Arbeit bemüht sein, die natürlichen Ressourcen zu schützen und sicherzustellen, dass die geschäftlichen Aktivitäten unseres Unternehmens durch Materialeinsparung, energiesparende Planung sowie der Reduzierung und dem Recycling von Abfällen die Umwelt in möglichst geringem Umfang belasten. Jeder Mitarbeiter soll bei der Auswahl von Zulieferern, Werbematerialien oder anderen externen Dienstleistungen neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch die ökologischen und sozialen Kriterien beachten.

Arbeitssicherheit

Prozesse, Betriebsstätten und -mittel müssen den anwendbaren gesetzlichen und internen Vorgaben zu Arbeitssicherheit sowie Gesundheits-, Brand- und Umweltschutz entsprechen.

Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen diese Regeln können erhebliche Reputationsverluste und rechtliche Nachteile für die betreffenden Mitarbeiter, deren Kollegen und unser Unternehmen zur Folge haben, bis hin zu Bußgeldern, Strafverfahren oder Einschränkungen behördlicher Erlaubnisse. Darüber hinaus können Verstöße, die eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen, zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen durch das Unternehmen führen.

Anwendbarkeit

Der vorliegende Verhaltenskodex tritt mit Unterzeichnung der Geschäftsführung in Kraft und gilt ausnahmslos für alle Mitarbeiter in Deutschland, Österreich, Schweden, Rumänien und Tschechien.